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- ¿Cómo se puede generar una nómina adicional y qué implicaciones tiene en el momento de liquidar la seguridad social?
Para generar una nómina adicional se debe crear un prototipo de pago con los conceptos que se quieren reflejar en ella, este prototipo se debe relacionar en grupo de prototipos, en el liquidador de nómina se marca la opción de adicional. Si ya se ha generado el pago de la seguridad social, se puede hacer una liquidación de corrección de la seguridad social, e inmediatamente el proceso genera 2 planillas: una de corrección y otra con la diferencia.
- ¿Cuando hay préstamos parametrizados dentro del sistema y no se genera pago por intereses o capital, a que se debe?
Se debe revisar en el histórico de tasas, ya que el sistema valida solamente una tasa mensual, si encuentra más de una, no liquida ningún concepto.
- ¿Cómo se sacan las cesantías del FNA?
Se pueden parametrizar tipo consolidación o porcentaje, cuando se parametriza por consolidación, el valor que se envía de cesantías es el real (recomendado). Este utiliza el mismo procedimiento que la liquidación de cesantías (mismo concepto, prototipo). El procedimiento para generar las cesantías es el siguiente:
- Se corre el proceso de consolidación de cesantías mensualmente. Se debe tener en cuenta que para correr el proceso, es necesario que esté el valor del consolidado del año anterior en cero, ya que podría generar errores si tuviese un valor y éste lo sigue tomando para las liquidaciones posteriores.
- Se corre el proceso de liquidación de provisiones por selección.
- Se genera el magnético del FNA.
- ¿De dónde sale el valor de las cesantías del FNA y/o provisión de cesantías?
Cuando las cesantías son por consolidado, el valor es el resultado de restar el causado de cesantías del consolidado menos el valor de las cesantías y/o provisiones del mes anterior.
- ¿Porqué el valor de las cesantías del FNA puede dar negativo?
Por dos razones:
- Cuando el valor del consolidado anterior es mayor a cero(0).
- Cuando la base de liquidación del mes es mayor a la base del mes anterior, por ej.: cuando hay incrementos de sueldo, horas extras, etc.
- ¿Cómo se puede hacer para bloquear un proceso y que no se puede generar la nómina de un mes que ya está pagada y acumulada?
En la pantalla de periodos de liquidación se busca el periodo y/o periodos a bloquear, se marca periodo de cierre S, bloquea novedades S, bloquea procesos S y para el periodo que esto se marque, no se puede volver a liquidar.
- ¿Cuando se ingresan novedades, porque razón no se pueden ingresar algunos conceptos?
Porque para la persona a la cual se le está ingresando esa novedad no tiene los permisos necesarios. Para poder dar estos permisos, es necesario entrar por mantenimiento, seguridad, conceptos por usuarios y relacionar para el usuario el concepto que se va a incluir, una vez relacionado, se entra a niveles de cargos vs. Conceptos y se relaciona el nivel al que pertenece la persona a la cual se le está ingresando la novedad. Una vez realizado este procedimiento, se debe volver a entrar a novedades y el sistema permite la captura de la novedad.
- Cuando se realiza la imputación contable, ¿cómo se puede hacer para que tome los datos de seguridad social directamente del libro de autoliquidación y no que envíe las diferencias entre la seguridad social y la nómina?
Se debe parametrizar en la pantalla de parámetros de imputación contable el ajuste real de seguridad social (se coloca la marca) y envía directamente el valor del libro de autoliquidación. Actualmente, este mejora está hecha para la imputación contable con Seven, se está desarrollando para las otras imputaciones.
- ¿En qué momento se borran las novedades de una liquidación del mes?
El proceso de acumulación es el que se encarga de borrar las novedades variables y las fijas que ya no tengan saldo. Cuando la nómina aún está en prenómina, siguen apareciendo estas novedades.
- Cuando se liquidan primas, ¿qué implicaciones tiene marcar la opción de liquidar / ingreso?
Cuando se marca esta opción, el sistema toma para el cálculo de los días la fecha de ingreso en contratos, cuando no se marca, el sistema toma la fecha de antigüedad (importante para el sector público, cuando las personas vienen acumulado sus prestaciones).
- Si ya acumulé una liquidación de cesantías parcial y olvidé imprimir el reporte. Puedo hacerlo?
Si. Con el programa KNMRLIDE digita la fecha de liquidación y en selección digita la cedula del funcionario y así visualiza e imprime el reporte, dependiendo del tipo sea parcial o definitiva.
- Necesito pagar únicamente algunos centros de costos anticipadamente por liquidación de vacaciones. Hay forma de hacerlo?
Si. Usted primero realiza las liquidaciones de vacaciones correspondientes (KNMLIVAC). Luego liquida la nomina (KNMLINOM) únicamente del centro de costos especifico, con la fecha de finalización del periodo correspondiente, previamente ingresando las novedades variables del caso.
- Puedo generar los magnéticos de los Bancos sin pagar vacaciones, así ya estén liquidadas.
Si. Usted selecciona en la generación del magnético los tipos de nomina que desea pagar y excluye el de vacaciones por ejemplo. Allí no se verán reflejadas las liquidaciones de vacaciones que usted haya hecho.
- Tengo un empleado retirado de la compañía y me llaman a averiguar la fecha en que se fue de la compañía. Cómo la consulto?
En el programa KNMCONTR Contratos de empleados, y en el QBE selecciona la identificación del empleado retirado y en la carpeta fechas de contrato encuentra dicha información.
- Imprimí las planillas de autoliquidación y me aparecen incompletas, cortadas, que debo hacer.
Grabe el reporte, una vez haya sido generado. Y con el programa KPREVIEW50 lo selecciona y lo imprime, allí le aparecerá impreso de forma correcta.
- Puedo hacer una liquidación definitiva solo para tener un estimado del valor?
Si usted entra al programa KNMLIQDE Liquidación definitiva y habilita la opción simulación, realiza la liquidación, luego minimiza este programa y entra al siguiente programa KNMRLIDE, allí visualiza o imprime dicha liquidación. Luego al cerrar el programa de liquidación definitiva el sistema le pregunta si desea grabar dicha liquidación definitiva usted responde que no, así no se actualizará dicha información.
- Como ingreso un nuevo beneficiario de UPC?
Primero debe entrar al programa Datos familiares (KBIFAMIL) y adicionarle el familiar al empleado con todos los datos, inclusive la fecha de nacimiento del familiar. Luego en el programa Beneficiarios de UPC, consulta el empleado y le adiciona el familiar que acaba de ingresar en datos familiares indicando que si es beneficiario de UPC. Así al realizar el proceso de liquidación de UPC, se verá reflejada dicha novedad tanto en nómina como en la respectiva planilla de autoliquidación.
- Como realizó una liquidación de prima?
Usted debe abrir el programa Liquidación de primas (KNMLIPRI), debe indicarle al sistema la fecha de liquidación y las fechas para cálculos de días trabajados igualmente si es prima semestral o de navidad, seleccionar el o los empleados a liquidar y aceptar el proceso. Dicho proceso actualiza el libro de primas y la prenómina. (KNMPRENO).
- Como relaciono las cuotas de un préstamo?.
Usted debe ingresar a (KNMNOVED) novedades, decirle Nuevo(+), digitar la identificación del empleado y el concepto respectivo, luego indicarle al sistema el valor de la cuota y el numero total de cuotas y el sistema le calculará el valor total del préstamo. No olvide que es una novedad fija y grabar (aplicar) antes de cerrar el programa.
- Liquido la nomina y me aparece el devengado en Bolivares. Que debo hacer?
Ubique la Siguiente ruta en su computador: Kactus/versión y en el archivo textos.ini debe haber unas líneas tituladas MONTO elimine dichas líneas si desea que la moneda sea pesos, si es otra moneda se debe especificar en dichas líneas.
- Al momento de ejecutar un programa me saca error de "Access violation at addres vclbde50.bpl" que puede ser?
Estos errores se generan porque hay duplicidad de bpls en un directorio diferente al windows system32, y es necesario eliminarlo de forma que quede solamente en windows system32, y es necesario volver a copiar bpl y dll a la maquina del problema.
- Al momento de dar click sobre el botón de aceptar en el liquidador de nomina saca error de I/O 132?
Cuando se generan este tipo de errores se debe a que el usuario ha dado click sobre el botón de Aceptar mas de una vez y cuando ya se ha iniciado el proceso, y el mensaje de este demora unos segundos en aparecer.
- Cuando ejecuto el proceso de Liquidación de Seguridad Social me saca error de Invalid variant type convertion?
Este mensaje se debe a que la información necesaria y requerida por el proceso se encuentra incompleta, es decir existen nulos o blancos en la información, como por ejemplo el sueldo básico si se encuentra en nulo o blanco es un campo requerido por el proceso y es cuando se genera este error.
- Al ejecutar el proceso de Liquidación de Nomina aparece error de "invalid file name pai_empr"?
Este error se debe a que dentro del proceso a ejecutar las tablas que intervienen ha sido modificada y/o adicionado un registro a la tabla y el usuario por alguna razón no tiene el script que adiciona el campo, en estos casos se les envía el correspondiente script para correrlo en el respectivo motor.
- Necesito crear otra empresa y no se como hacerlo?
Para estos casos en que se necesita crear otra empresa, debe crearse otro drivers.ini con la otra empresa y asociarla a Relación de usuarios vs empresas y al respectivo usuario.
- Cuando voy a liquidar la nomina a un solo empleado saca error de "Empleado no tiene identificador asociado"
Este error se debe a que éste empleado en contratos no se encuentra clasificado dentro del árbol por lo tanto el campo identificador se encuentra en blanco y cuando va a liquidar dice que no hay "identificador asociado", es darle una ubicación dentro del árbol y aplicarlo, refrescar y volver a ejecutar el proceso.
- Cuando voy a liquidar la nómina de un funcionario no lo saca para liquidación?
En estos casos se debe revisar que el registro del empleado este creado en la tabla nm_disrf Disminución de Retención, y que en contratos no tengo campos nulos; y que la información registrada allí en condiciones de pago, este relacionado en los respectivos grupos de prototipos y centros de costo y clases de nómina.
- Usuario no tiene permisos definidos en Kactus para este concepto y no me permite ingresar ninguna novedad?
Se debe ir a permisos vs. Usuarios y asignarle permiso sobre el concepto al usuario.
- ¿Cómo liquida seguridad social cuando se están realizando pagos de vacaciones?
Cuando los pagos corresponden a un mismo mes, es decir las vacaciones se están pagando en el mismo periodo de disfrute se toma el IBC del mes anterior se divide en treinta (30) y se multiplica por el numero de días a disfrutar por vacaciones. A esto se suma la base por el número de días a pagar por el concepto de sueldo básico. Si las vacaciones abarcan dos periodos de pago diferentes el calculo se realiza tomando el IBC del mes anterior para el calculo de la seguridad social por el concepto correspondiente a vacaciones y se les suma lo generado por los días de sueldo. Esta base debe ser llevada a periodos de treinta (30) días y calcular con ella la seguridad social. Si entre los conceptos de vacaciones y sueldo suman mas de treinta días.
- ¿Porque no tiene en cuenta un concepto que le estoy pagando en la nómina en la base del calculo de la Retención en la fuente?
Porque no se encuentra asociado el concepto en el prototipo de base de retención en la fuente.
- ¿Cómo calculo la Retención en la fuente cuando se trata de la prima legal en el sector privado y la prima de Navidad en el sector público?
Se debe calcular sin que se tenga en cuenta los deducibles de vivienda y de salud y educación para esto se debe definir un concepto diferente al de retención en la fuente de liquidación de nómina normal. Un concepto separado que tenga que ir a Parámetros de conceptos en la carpeta Primas en el concepto Retención Prima Legal y solo se encuentre definido en el prototipo de pago de la prima que se va a liquidar y pagar. Si la compañía decide tener en cuenta en deducible para el calculo sólo se debe asignar en el prototipo de pago el mismo concepto con el que se liquida la retención en la fuente en la nómina normal.
- ¿Cómo puedo definir conceptos que se paguen de igual forma que el sueldo básico de un funcionario?
Para esto debo definir en parámetros de conceptos los conceptos fijos a utilizar y en contratos asigno los valores en cada uno de los conceptos fijos definidos. La formulación debe ser asignada como un concepto de liquidación automática.
- ¿En donde es generado el movimiento de interfaz contable y cuantas clases de interfaz hay definidas en Kactus - HR?
En kactus-HR se encuentran definidos dos clases de interfaz la de centros de costo y la interfaz de mano de obra. Dependiendo del registro ordenamiento de la información además del tipo de compañía se utiliza la interfaz. Para centros de costo y mano de obra la inserción del proceso se realiza en la tabla nm_movto.
- ¿Cómo calculo el proceso de seguridad social cuando se trata de procesos de liquidación con periodicidad quincenal?
Se aconseja que él cálculo de la seguridad social se encuentre dividido en las dos quincenas. Para que realice los cálculos de ajustes en caso de retiros definitivos de la compañía.
- Como puedo clasificar los diferentes grupos de nómina en Kactus. De acuerdo a bases y pagos.
La clasificación puede realizarse por clase de nómina y grupos de prototipos. Dependiendo de las bases a definir y los cálculos a realizar.
- En los consolidados de cesantías primas y vacaciones con que periodicidad los debo correr y como funcionan?
- ¿En que orden debo correr los procesos cuando realizo la liquidación de Primas?
Primero debo generar un proceso de simulación de la nómina al 30 del mes correspondiente junio o diciembre, paso seguido proceder con la liquidación de la prima, teniendo en cuenta que si voy a realizar un pago de prima extralegal y es base salarial se debe correr primero la prima extralegal y luego la semestral para que la base sea generada completamente.
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